Cosa cambia per la posta certificata delle aziende
Indicativamente a partire dal secondo semestre del 2024, la PEC (Posta Elettronica Certificata) cederà il posto alla REM (Registered Electronic Mail).
Ricordate quando è stata introdotta la PEC? Era il 2005 quando il servizio di posta elettronica con valore legale e certificato veniva introdotto in Italia (servizio di invenzione italiana). Ai suoi albori la PEC fu utilizzata prevalentemente nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Nel 2008 venne emanato il D.L. n. 185/2008 che sancì l’obbligo per le imprese costituite in forma societaria di comunicare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese, estendendo l’obbligo di regolarizzazione alle imprese già costituite. Successivamente, nel 2012, venne resa obbligatoria anche per liberi professionisti prima e per tutti i possessori di P.iva poi. Venne istituito il pubblico elenco degli indirizzi PEC.
La PEC ha la stessa validità giuridica di una raccomandata con ricevuta di ritorno e permette inoltre di garantire la certezza del contenuto rendendo impossibile la modifica di un messaggio e dei suoi allegati. Questo sistema si basa su una rete dedicata, ed è gestito da enti pubblici autorizzati.
Ecco cosa cambia e i vantaggi per i nostri clienti
Addio Pec, benvenuta Rem? Il “funerale” della posta elettronica certificata, per il momento, può attendere. Tuttavia bisogna rilevare che la PEC molto presto lascerà il posto alla REM, acronimo di Registered Electronic Mail.
Che cosa è la posta REM
Di cosa si tratta esattamente?
Di un nuovo sistema di certificazione delle mail che rispetta gli standard europei. In sintesi, questo significa che le comunicazioni inviate tramite Rem (più comunemente PEC europea) avranno validità in tutti gli stati membri dell’Unione Europea e non più solo in Italia come avveniva con la Pec.
Le prime notizie riguardanti la “PEC europea” emersero nel 2018, quando l’Unione Europea sembrava stesse seriamente considerando questo progetto. Tuttavia, il processo è stato piuttosto lento e ora, nel 2023 sono stati fatti passi avanti importanti.
Recentemente, è stata annunciata la notizia che il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), il quale si occupa delle identità digitali e di tutti i servizi correlati a livello europeo fin dal 2014, ha promosso i SERC (servizi elettronici di recapito certificato) al livello SERCQ “servizi certificati qualificati”.
L’obiettivo principale di questa decisione è quello di gettare le basi per una piattaforma in cui le future PEC europee potranno superare i confini nazionali mantenendo il loro valore di certificazione. Questo sistema sarà simile a quanto già avviene in Italia, dove la PEC è utilizzata per garantire la validità legale delle comunicazioni elettroniche.
Questo progresso apre la strada a un futuro in cui la PEC potrebbe diventare un mezzo di comunicazione elettronica affidabile e legalmente riconosciuto a livello transfrontaliero tra gli Stati membri dell’UE.
Con la REM, posta certificata valida in tutta l’UE
La data da segnare in agenda è quella del 2024 quando il passaggio da Pec a Rem diventerà effettivo.
Perché?
Da un punto di vista tecnico, oltre al problema “geografico”, la Pec ha un altro limite: quello di garantire che un messaggio sia stato spedito e sia stato ricevuto in una certa data e che sia arrivato al destinatario, senza certificare l’identità né del mittente né del destinatario. I gestori dei servizi di posta elettronica certificata, oggi, non sono tenuti ad accertare l’identità di chi attiva una PEC, al contrario di quanto invece accade ad esempio con lo SPID.
Sarà obbligatorio adeguarsi?
Dovrà essere obbligatorio adeguarsi alla conversione della PEC in REM. Infatti, la mancata conversione della PEC in REM renderà la casella di fatto inutilizzabile. Di conseguenza, tutte le caselle PEC attive dovranno essere necessariamente trasformate in REM; in alternativa, saranno disattivate o comunque potranno ricevere messaggi senza validità legale, diventando equiparabili a sistemi di posta elettronica ordinaria.
Entro il primo quadrimestre del 2024, tramite un apposito DPCM, sarà resa nota la data entro cui tutti i titolari di caselle di posta elettronica certificata dovranno avere completato il passaggio da PEC a REM. Sarà importante seguire attentamente le direttive e gli aggiornamenti ufficiali per garantire la conformità alla nuova normativa e continuare a beneficiare dei vantaggi legati alla validità legale e alla tracciabilità offerti dalla posta elettronica certificata.
Passaggio da PEC a REM: ci pensa GRF Studio
Nonostante la transizione da PEC a REM, l’interfaccia di accesso alla casella dovrebbe rimanere invariata, così come le modalità di accesso e gestione delle email. Inoltre, i messaggi PEC inviati e ricevuti saranno conservati e consultabili anche dopo la conversione alla REM, garantendo la continuità dei dati e delle comunicazioni. Questa conservazione permetterà di accedere ai vecchi messaggi per riferimenti futuri e per fini legali, mantenendo la tracciabilità e la validità legale delle comunicazioni archiviate. La transizione non comporterà un cambiamento radicale nell’uso quotidiano della casella di posta elettronica.
Questo passaggio, per molti, rappresenterà un disagio e una perdita di tempo. Ma non per i clienti GRF Studio che potranno contare sul nostro supporto tecnico e operativo. Vogliamo infatti rassicurarvi fin da ora che ci occuperemo noi degli step necessari per effettuare questa transizione così da limitare qualsiasi eventuale disservizio.
Al momento sappiamo che il sistema di posta usato dovrebbe rimanere il medesimo, ma si dovrà abilitare il riconoscimento digitale del titolare della PEC/REM verificando i dati forniti attraverso uno strumento di identificazione. Ciò significa che tutti i messaggi PEC inviati e ricevuti non andranno persi.
