In questo articolo, esploreremo cos’è il Whistleblowing, come funziona, i benefici di implementare un sistema di Whistleblowing efficace nelle aziende e cosa prevede la normativa attuale.
Cos’è il Whistleblowing?
Il termine “Whistleblowing” deriva dall’inglese, dove “whistle” significa fischio e “blowing” è il verbo che indica l’azione di soffiarsi il naso (letteralmente soffiatore di fischietto). Nel contesto aziendale, “Whistleblowing” si riferisce all’atto di segnalare comportamenti illeciti, scorretti o non etici che avvengono all’interno di un’organizzazione, spesso da parte di dipendenti o collaboratori. Questi illeciti possono riguardare frodi finanziarie, corruzione, violazione delle normative ambientali, sicurezza sul lavoro, o qualsiasi altra azione che possa danneggiare l’integrità dell’azienda o mettere a rischio la salute e il benessere dei dipendenti o dei consumatori.
Chi è il segnalatore: Whistleblower
Nella normativa in oggetto, il whistleblower o segnalatore è colui che denuncia una violazione, assumendo un ruolo cruciale nel promuovere la legalità e l’integrità all’interno dell’organizzazione.
Il segnalatore può essere:
- Un dipendente interno all’azienda;
- Un collaboratore o fornitore, che può segnalare eventuali illeciti di cui viene a conoscenza durante la propria interazione con l’organizzazione;
- Un cliente, che, come consumatore di beni o servizi dell’azienda, può rilevare situazioni scorrette che meritano di essere denunciate;
- Un soggetto esterno, che, pur non avendo rapporti diretti con l’azienda, può osservare comportamenti non etici che danneggiano l’interesse pubblico, come ad esempio pratiche con impatti ambientali negativi.
La normativa garantisce la tutela della riservatezza di tutti i segnalatori, che possono includere lavoratori subordinati, autonomi, liberi professionisti, consulenti, volontari, tirocinanti, azionisti, persone con ruoli di amministrazione, direzione, controllo o vigilanza, facilitatori e persino individui con legami affettivi o di parentela con i soggetti coinvolti.
I Whistleblower sono essenziali per prevenire o scoprire comportamenti dannosi che potrebbero passare inosservati, ma che potrebbero causare gravi danni economici, legali o reputazionali all’organizzazione.
Come fare la segnalazione di illeciti aziendali?
La segnalazione di illeciti aziendali, ossia il processo di Whistleblowing, può essere attuata attraverso diverse modalità, che possono variare in base alle politiche aziendali, alle leggi locali o alle normative internazionali.
Negli ultimi anni, molte aziende stanno adottando soluzioni digitali per gestire queste segnalazioni, in particolare tramite piattaforme online sicure e facili da usare. Un sistema di segnalazione può essere implementato attraverso il sito web aziendale, se disponibile, dove le persone possono accedere a un link che indirizza al software di segnalazione.
Questo sistema consente ai dipendenti e ad altri soggetti di inviare segnalazioni in modo completamente anonimo, utilizzando un’interfaccia protetta. Queste piattaforme sono progettate per garantire la massima riservatezza e protezione dei dati, in modo che chi denuncia un illecito non corra il rischio di subire ritorsioni.
La gestione delle segnalazioni attraverso un sito web consente alle aziende di centralizzare tutte le segnalazioni in un unico sistema, facilitando l’organizzazione e la gestione delle indagini. Le piattaforme di Whistleblowing moderne sono spesso integrate con strumenti di reporting avanzati, che permettono alle aziende di monitorare tendenze e migliorare continuamente i propri processi aziendali.
Oltre alla segnalazione tramite il sito web, le aziende possono offrire anche altre modalità per denunciare gli illeciti aziendali:
- Canali telefonici dedicati: Linee telefoniche anonime che consentono ai dipendenti di fare segnalazioni in modo sicuro.
- Email sicure: Indirizzi di posta elettronica riservati dove inviare segnalazioni, garantendo la riservatezza.
- Piattaforme di segnalazione online: Sistemi software esterni e specifici che permettono di inviare segnalazioni in modo anonimo, crittografato e facilmente gestibile.
- Canali esterni: In caso di inadeguata gestione interna, i dipendenti possono rivolgersi a enti regolatori o, in alcuni casi, a giornalisti.
Ogni metodo offre diverse modalità di protezione e accessibilità, ma l’uso di piattaforme web sicure rappresenta uno dei sistemi più moderni ed efficaci.
Come funziona il software di segnalazione
Il software di segnalazione viene integrato direttamente nel sito web dell’azienda, creando una connessione sicura e accessibile per i soggetti che desiderano effettuare una segnalazione. Grazie a questa integrazione, le persone possono accedere facilmente alla piattaforma di segnalazione tramite un link apposito sul sito aziendale. Una volta cliccato il link, si apre un modulo di segnalazione che può essere compilato in modo anonimo, se desiderato, senza la necessità di rivelare l’identità del segnalante.
Il modulo richiede informazioni dettagliate sulla violazione o sull’illecito che si intende segnalare, garantendo però che ogni dato personale venga trattato con la massima riservatezza. Le segnalazioni sono crittografate per proteggere la privacy e sono monitorate da un team interno o da un ente esterno che si occupa di investigare i casi segnalati.
I vantaggi di utilizzare una piattaforma web per il Whistleblowing includono l’accessibilità e la comodità. I dipendenti possono fare una segnalazione in qualsiasi momento, senza dover affrontare pressioni o timori sul posto di lavoro. Inoltre, il sito web può essere configurato per inviare risposte automatiche al segnalante, confermando che la denuncia è stata ricevuta e che è in corso un’indagine. La trasparenza del processo e la possibilità di monitorare lo stato della segnalazione sono ulteriori aspetti che aumentano la fiducia nei sistemi digitali di Whistleblowing.
In questo modo, la segnalazione online non solo protegge i segnalanti, ma offre anche un’opportunità per le aziende di gestire le denunce in modo più efficiente, rapido e conforme alle normative di protezione dei dati.
I benefici di un sistema di segnalazione per le aziende
Implementare un sistema di Whistleblowing ben strutturato porta numerosi vantaggi alle aziende, non solo in termini di conformità legale, ma anche nella costruzione di un ambiente di lavoro sano e trasparente.
Ecco alcuni dei principali benefici:
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Prevenzione dei rischi legali e finanziari: Identificare tempestivamente comportamenti illeciti che potrebbero comportare costose azioni legali, multe o danni reputazionali. Denunciare frodi o corruzione prima che diventino un problema maggiore può ridurre significativamente i rischi per l’azienda.
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Miglioramento della cultura aziendale: I dipendenti si sentono più sicuri e fiduciosi nel lavorare in un ambiente che premia la corretta condotta e che non tollera pratiche scorrette.
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Protezione della reputazione aziendale: Le aziende che promuovono politiche di segnalazione dimostrano di essere impegnate nella responsabilità e nella trasparenza, valori che sono sempre più apprezzati da consumatori, investitori e partner commerciali.
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Rilevamento rapido dei problemi interni: Un sistema di segnalazione può essere un canale fondamentale per identificare problemi che altrimenti sarebbero difficili da rilevare, come pratiche di lavoro scorrette, violazioni della sicurezza o mancato rispetto delle normative ambientali.
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Miglioramento della conformità alle normative: Le aziende restano conformi alle normative locali e internazionali.
Chi deve adeguarsi alla Direttiva Europea
La Direttiva Europea sul Whistleblowing (2019/1937) impone l’obbligo di implementare un sistema di segnalazione di illeciti a tutte le aziende e le organizzazioni che rientrano nei seguenti criteri:
Aziende con 50 o più dipendenti: impiegati nell’ultimo anno, sia nel settore pubblico che privato, e include una vasta gamma di settori economici, da quelli finanziari e bancari, a quelli riguardanti la salute, la sicurezza e l’ambiente.
Settori specifici ad alta vulnerabilità, obbligati indipendentemente dalla loro dimensione:
- settori finanziari e bancari
- sicurezza dei trasporti
- tutela dell’ambiente
- amministrazioni pubbliche
Cosa devi fare?
- istituire un canale di segnalazione sicuro e confidenziale accessibile a tutti i dipendenti
- rendere il canale di segnalazione facile da trovare e da usare
- stabilire una procedura chiara per la gestione delle segnalazioni e individuare un responsabile (interno o esterno) per la gestione del canale
- fornire informazioni chiare agli utenti mettendo a disposizione delle persone segnalanti tutte le informazioni per effettuare segnalazioni
- assicurarsi della conformità con il GDPR
- informare le rappresentanze sindacali sull’esistenza del canale di segnalazione
- garantire la sicurezza e la riservatezza delle segnalazioni
- formare i dipendenti sui principi del Whistleblowing
- se l’azienda adotta il modello organizzativo 231, è necessario adeguarlo alla normativa sul Whistleblowing
- rivolgerti a noi per una consulenza
Perché rivolgerti a GRF Studio?
Grf Studio offre una soluzione completa per l’adeguamento al Whistleblowing, che include:
- l’implementazione del software di WhistleblowerSoftware, la migliore soluzione di Whistleblowing per la tua azienda
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La competenza a ricevere e gestire le segnalazioni di ritorsioni da parte dei Whistleblower è l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).
Per maggiori informazioni, si rimanda alle indicazioni e agli approfondimenti pubblicati dall’ANAC
Evita sanzioni severe: agisci subito per adeguare la tua azienda al Whistleblowing.
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